El factor estratégico del tiempo

Hace unas semanas estuve en Castellón y decidí asistir a una feria muy dulce que lleva haciéndose los últimos años en la ciudad: ChocoCas. Es un evento que, como podréis imaginaros, está relacionado con el chocolate. La ciudad está apostando por una feria comercial donde los maestros de este adorado dulce hacen las delicias del público cada año a principios del mes de noviembre.

La organización de eventos no es una ciencia exacta, por lo que año tras año hemos de analizar que hemos hecho y corregir errores. Pero hay otro factor importante cuando es un evento con ediciones frecuentes: analizar la coyuntura en la que se realizará la siguiente edición. Y es aquí donde ellos han cometido un error bajo mi punto de vista.

Técnicamente la feria ha tenido una organización buena. Un espacio circular alrededor del cual están situados los stands. En la zona central hay algunos stands más grandes y junto a ellos dos zonas diferenciadas: por un lado un amplio espacio infantil, y por el otro lado una zona que hace las veces de escenario y donde se hacían exhibiciones culinarias y concursos

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¿Dónde está el error? Pues en la elección de las fechas. Para esta feria la tradición es hacerla las primeras semanas de noviembre, y así ha sido este año, pero sin tener en cuenta que había en un pueblecito cercano otro evento con mucho más tirón. Resultado: un evento muy interesante que ha tenido una bajísima participación. De hecho estaba previsto cobrar un euro de entrada y finalmente no se hizo.

Evidentemente la situación en la que ha tenido lugar la presente edición 2016 tendrá repercusión en la siguiente, ya que debido a la baja asistencia de público los vendedores no habrán hecho la caja esperada y por lo tanto el siguiente año no estarán dispuestos a pagar el mismo precio por los stands.

Por lo tanto cuando vayamos a organizar un evento es muy importante utilizar el factor tiempo como un elemento estratégico. Cojamos el calendario de eventos de la zona y a partir de ahí pongamos nuestra fecha. En ciudades más pequeñas será más fácil, pero no podemos descuidar este gran detalle. Si es necesario moverlo a otra fecha hagámoslo. El elemento “tradición” no puede guiar nuestro evento, ha de ser el factor estratégico.

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Personal para eventos: una clave fundamental.

Hoy me gustaría hablar sobre el personal para eventos. He pasado seis meses en los que parte de mi trabajo ha sido la selección y gestión de los mismos, y hay que decir que son una pieza clave del puzle y debemos de saber cómo gestionarlo con el fin de que nos ayude en nuestros objetivos y no se vuelva en nuestra contra.

Camareros, cocineros, carga y descarga, montadores, técnicos de sonido y/o luz… las personas que van a intervenir en nuestro evento pueden ser de muy diversa índole en función del tipo de acto que estemos organizando. Este personal tiene fundamentalmente tres orígenes:

  • Empresa especializada en personal para eventos.
  • Segundas empresas a las que hemos contratado.
  • Contratados por nosotros mismos.

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Lo normal es que parte del personal con el que contemos sea de forma eventual, es decir, que se les contrate para el tiempo que dura el evento y que por lo tanto no los conozcamos de nada. Esto supone un gran riesgo que debemos de correr y con el fin de poder evaluarlo he diseñado una serie de factores que podemos tener en cuenta:

  • El factor psicológico. Hablamos de cómo es cada uno y lo responsable que pueda ser respecto con su trabajo. Yo he tenido chicos de carga y descarga o azafatas que el mismo día no se presentan a trabajar. Se lo han pensado mejor y no les apetece ir o cualquier otra excusa que nos podamos imaginar. Incluso he tenido una camarera que 5 minutos antes de empezar a trabajar te manda un mensaje para decirte que no va a ir por cuestiones personales. Sea como fuera este factor no podemos predecirlo y hemos de “vivir peligrosamente” a la fuerza. Nuestro evento ha de salir y por lo tanto hemos de tener la suficiente pericia como para tenerlo previsto y actuar rápido buscando un sustituto. No olvides elaborar siempre un listado de personal suplente por si fuera necesario.

 

  • Factor personal. En este aspecto no podemos influir. Hablamos de las circunstancias personales que envuelven a cada uno. Alguien puede ponerse enfermo, surgir un problema familiar o cualquier otra cosa. Del mismo modo que antes hemos de tener esto previsto y reaccionar rápido. A nuestro cliente estas cosas no le importan lo más mínimo. Ser prevenido es la clave en este aspecto.

 

  • Su función dentro del evento. Este aspecto tiene su “miga”. Hay puestos dentro del evento que son difícilmente sustituibles. Hace poco gestioné un evento en el que contaba con 60 personas del sector de la hostelería. Dentro del equipo había un cortador de jamón y éste al final nos falló. Sude tinta para encontrar uno que supiera cortar jamón profesionalmente y que además hablara inglés. Cuanto más “raro” sea su función mayor número de suplentes tendremos que buscar con el fin de no quedarnos colgados.

 

  • Su remuneración. He llegado a la conclusión que este factor también es muy importante. Más de lo que parece. Hay una relación directamente proporcional entre lo que cobra una persona y el nivel de deserciones. La relación 5€ hora y camarero profesional, que sepa inglés y que tenga conocimientos de protocolo en salones y mesa no es muy estrecha, por lo tanto si no tienes la capacidad de poder pagar un precio justo y de mercado a tu personal espérate un infierno. Si dura un par de días, será el infierno pero sobrevivirás, si el evento dura 20 días probablemente el último día necesitarás unas vacaciones y sabrás el significado de qué es quemarse en el trabajo.

 

Evidentemente esto es como casi todo, se aprende con la experiencia. Solo espero que este artículo te haya ayudado a arrojar un poco de luz sobre como gestionar el personal en tu evento con el fin de que todo salga bien. Por eso necesitaremos mucha mano derecha, pero también izquierda, algo de psicología y un listado de suplentes por si acaso. No olvidemos que nuestro objetivo como profesionales de los eventos es minimizar al máximo el factor incertidumbre.

El ritmo en los eventos

Siempre he pensado que la vida si tiene ritmo es mejor. Y si aplicamos el mismo principio al mundo de los eventos, éstos sin duda mejorarán notablemente.

Pero para poder avanzar en este concepto lo primero que me gustaría hacer es definir qué entendemos por ritmo en los eventos. Hablamos de la sucesión de actos del cronograma que lo hacen avanzar, que consiguen mantener la atención de los asistentes y que lo llevan hacia un final programado en tiempo y espacio. En difinitiva hablamos de conseguir que los eventos fluyan. Que el asistente se sienta “amablemente empujado” de principio a fin de modo que las cosas avancen y no exista una sensación de aburrimiento o desconcierto.

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Para poder ejemplificar este concepto me gustaría hablar de dos eventos a los que he asistido y en los que ésta ha sido una pieza clave:

En primer ejemplo es de la boda de unos amigos. Ellos diseñaron meticulosamente los tiempo en el evento y consiguieron captar la atención de todos los asistentes creando una perfecta sensación de fluidez. La boda empezo a las 17h y la ceremonia se alargo una hora. A las 18h empezó un cóctel para los invitados que duro dos horas. Charlas entre los invitados y la regularidad en la salida de comida hicieron esas dos horas amenas y entretenidas. A las 20h llegaron los novios de hacerse las fotos y fueron saludando a todos los invitados. A las 21h sesión de fotos por grupos. Los fotografiados pasaban al salón donde se iba a servir la cena principal. A las 22h dió inicio la cena y entre plato y plato habían sorpresas preparadas con la participación de los invitados. Este punto me pareció muy interesante, puesto que el momento de sacar los platos se hace algo aburrido y largo ya que no “ocurre nada”. Después de los cafés empezó el baile y siguieron pasando cosas que hicieron la velada fluida hasta altas horas de la madrugada.

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El segundo ejemplo es de un evento en el que participé hace poco en la producción. Era el Fórum 2015 de una empresa y ésta había diseñado un cronograma con charlas y sesiones. Estaba planificado que empezara todo a las 9h, pero por una cuestión ajena a la organización como es la llegada de los invitados, hubo que retrasar el inicio de la sesión principal. Para que este aspecto no afectara al ritmo y tiempo del evento, desde producción se decidió hacer algunos cambios sobre el cronograma de la mañana. El resultado fue un ajuste perfecto a los tiempos establecidos de antemano y un ritmo y fluideza perfecta del propio evento.

Por lo tanto y en cuanto al ritmo, la “moraleja del cuento” sería muy clara: el ritmo es clave y ha de estar estratégicamente diseñado en cualquier evento. Y como organizadores hemos de hacer los ajustes necesarios, ya sea antes o durante el evento, para que éste de a sus asistentes una sensación de fluideza. No hay nada peor para los asistentes que tener la sensación de que las cosas no avanzan, que se aburren o que no saben cuando pasará lo siguiente.

Eventos que degeneran: Orgullo Gay Madrid

Llevo viviendo en Madrid desde hace un año y este fin de semana decidí ir al Orgullo Gay de la capital. Al ir como asistente no pude evitar ir sufrir el síndrome de la “deformación profesional” me lleva a ver con ojo crítico los eventos a los que asisto. Siempre se puede aprender algo en un sentido o en otro.

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Me vais a permitir ser muy crítico pero bajo mi punto de vista lo que ha sido durante muchos años un espacio de reivindicación de derechos de un colectivo, se ha convertido en un macro botellón por las calles de Madrid que no solo la convierten en un estercolero, y dan una pésima imagen al resto del mundo de la ciudad, sino que dejan claramente ver que el equipo que lo gestiona no son profesionales de los eventos.

Uno de los momentos claves es el desfile. Éste tenía que empezar a las 18.30 h, y a las 21.30 h. cuando yo me fui cansando de estar de pie, acababa de llegar a la mitad del recorrido en Cibeles. Y no solo eso, nadie había marcado el espacio por el que pasaba de forma y que la gente estaba por el medio de la calle. Nadie iba diciendo a la gente que se apartara con el fin de poder permitir el paso a autobuses u otros vehículos. Un peligro que no nos podemos permitir ya que la seguridad debe de ser algo primordial en los eventos para que nadie resulte dañado. Y no solo eso, ¿se debería de controlar tal masiva afluencia de gente? Si pasa algo, cualquier tipo de desgracia, toda esa gente está vendida. ¿Necesitamos que haya una catástrofe como la del Madrid Arena para darnos cuenta de que las cosas no se están haciendo bien? Se necesita una gran dosis de planificación de forma urgente.

Después de cenar salí por la calle a dar una vuelta. Sobre la media noche Madrid se había convertido en un gran estercolero donde la gente bebía en la calle y dejaba todo el suelo lleno de botellas, vasos, bolsas… Y no es que no haya papeleras, que si las había y estaban llenas a rebosar, sino que el ayuntamiento de Madrid no había previsto el instalar contenedores adicionales y que patrullas que fueran vaciándolos y limpiando para que la calle no acabe como acabó.

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Madrid 05/07/2015 Las calles con resto de basura al dia siguiente de la marcha del orgullo gey En la imagen restos de basura en el barrio de Chueca ARCHDC Foto de Maya Balanya

Y diré más, no había váteres públicos portátiles, la gente estaba orinando en medio de la calle. ¿Organizamos un evento en el que hay, solo en el desfile, más de un millón de personas, y no podemos WCs portátiles? No justifico que la gente orine en la calle pero no lo harían tanto si les diéramos los medios para ello. Me reitero: planificación.

Bajo mi humilde punto de vista Madrid debería de plantearse, una fiesta tan conocida y famosa a nivel europeo como el Orgullo madrileño, de una manera diferente. Los eventos no se pueden ver más que desde un punto de vista estratégico, y más cuando hablamos de eventos ciudad: citymarketing. Si seguimos así vamos a convertir una fiesta de reivindicación de derechos de un colectivo, donde solía haber actividades culturales y de otra índole más acorde a la esencia del evento, en un simple macro botellón sin sentido y que transmitirán la peor de las imágenes al mundo.

Madrid no puede permitirse el lujo de dejar de planificar de forma estratégica como quiere que sea una jornada de esta magnitud y calado para su futuro más inmediato. No debemos olvidar que el WorldPride Madrid 2017 será un evento mundial y no podemos dejar pasar una ocasión como esta para poder proyectar la ciudad de Madrid al mundo. ¿Estercolero y macro botellón o evento organizado por profesionales de forma estratégica y al servicio de la ciudad?

 

Freud, Goliat y proveedores creativos

Hace muy poco he tenido la oportunidad de gestionar un evento donde he tenido que coordinar once equipos con un total de 54 personas y 8 proveedores. Porque aunque como organizador de eventos mi objetivo siempre sea el de minimizar al máximo el factor incertidumbre, no siempre es posible y nos toca ir apagando fuegos el mismo día del evento.

Cuando yo creía que los propios organizadores de eventos éramos seres creativos, descubro que hay una raza superior que he bautizado como “proveedor creativo” y que es más creativo que nosotros. Diríamos que esta raza superior se definiría como aquel proveedor al que le pides con semanas de antelación un producto o servicio determinado y el mismo día del evento descubres que te ha dado lo que le ha dado la real gana, si me permitís la expresión. En ese momento entras en pánico mientras tratas de averiguar si lo que te ha dado te hace el mismo papel y así puedes darle a tu cliente el servicio que ha contratado.

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Coordinando personal he descubierto el Freud que llevo dentro de mí, y que considero una parte esencial de la personalidad de una persona dedicada a la organización de eventos. Cuando uno de tus coordinadores entre en pánico en medio del evento y has de realizar de psicólogo personal (por teléfono para más inri) para que no se venga abajo te das cuenta de lo importante que es saber gestionar bien a las personas para asegurar el éxito de lo que estás organizando. Un poco de mano derecha y un poco de mano izquierda puede hacer milagros.

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Por último me gustaría hablar en este artículo sobre el post-evento. Una parte es analizar qué se ha hecho bien y qué mal y a partir de ahí ser consciente de ello para el próximo. Pero otra parte es empezar a llamar a los proveedores para pedir explicaciones de porque esto o aquello no era lo que debía o simplemente, que las facturas no son lo que se supone debería de ser. Esta versión propia de David contra Goliat es lo más engorroso del mundo, pero absolutamente necesario.

Mi consejo personal se podría resumir en: por un lado ser mucho más minucioso con los proveedores y sobre todo, que todo quede por escrito con el fin de poder reclamar en el caso de que algo vaya mal. Por otro tener mucha paciencia con el personal y ser consciente de que hay que tener mucha psicología a la hora de tratar con ellos. Por último, reclamar es posible. No solo hará que te devuelvan dinero, sino que te hará darte cuenta de con qué proveedor puedes volver a trabajar y con cuál no.

¿Responsabilidad Social Corporativa o Humanidad?

El pasado 12 de diciembre de 2013 organicé a través de mi empresa un evento sobre bloggers. Era una jornada vespertina y consideramos que había que poner una merienda de trabajo y un vino de honor al final del evento, con el fin de fomentar el diálogo entre los participantes.

Al final del evento mientras recogíamos nos dimos cuenta de que había sobrado bastante comida. Bocadillos, aperitivos, snacks… unas cuantas bandejas a partir de las que tanto mi socia, Diana Rubio, como yo nos preguntamos ¿qué hacemos con todo esto? Por supuesto ni por un momento se nos ocurrió tirarlo. Decidimos acercarnos a un comedor social municipal donde llevarlo para poner nuestro pequeño granito de arena a la labor que estos centros realizan. Hubiera sido una “animalada terrible” el tirar toda esa comida restante.

A partir de aquí viene mi dilema y es donde veo la línea entre la RSC y la humanidad muy difusa, ¿nuestro acto era de RSC (Responsabilidad Social Corporativa) o simplemente humanidad? Si he de ser sincero me quedo con lo último. El acto que hicimos creo que es más de seres humanos conscientes de la sociedad en la que viven que de un acto de RSC llevado a cabo por una empresa.

La RSC se define como la contribución activa y voluntaria al mejoramiento social, económico y ambiental por parte de las organizaciones. Muchas organizaciones la llevan a cabo y después hacen gala de ella con el fin de mejorar la imagen que sus públicos tienen de ellas. Pero, ¿la RSC debe hacerse pública? ¿Es lícito hacer valer tu RSC para mejorar tu imagen de cara a la sociedad? ¿No debería ser esta completamente anónima y desinteresada, para que fuera sinónimo de un acto de solidaridad respecto a la sociedad que te envuelve y en la que desarrollas tu actividad? ¿La RSC no debería ser una exigencia de toda organización actual y no algo de lo que hacer gala para sacar beneficio?

Si lo pensamos bien el mero hecho de que yo este diciendo que he hecho con la comida sobrante de un evento, ya le quita el acto desinteresado y fruto de la “humanidad corporativa” del que mi organización tiene que poseer. Es uno de nuestros valores.

Seguiré pensando y estudiando el tema y espero en uno tiempo no muy lejano poder aclarar mis dudas y echar luz al respecto. ¿Qué pensáis del tema?

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De banderas y eventos

Dentro del mundo del protocolo y los eventos hay una cosa que trae de cabeza a más de uno: la colocación de las banderas. Esos “trapitos” (dicho de forma cariñosa, por supuesto) de colores que representan desde naciones a empresas y otras organizaciones. Son símbolos que tienen marcada la forma en que se colocan y que en muchas ocasiones no se saben colocar adecuadamente.

Las banderas, sobre todo las de los distintos países, son símbolos que representan a todo un grupo de personas y que su forma está fundamentada en la historia del mismo. Si analizamos la bandera de España podemos ver el escudo formado por los distintos territorios que han formado parte de nuestro país y que han ido contribuyendo a lo que hoy en día somos. La bandera de la Unión Europea nació como símbolo de esa unión y las estrellas representan a cada uno de los países miembros. Caso similar el de los Estados Unidos de América,  las barras representan a las 13 colonias originales que se independizaron del Reino Unido y las estrellas a los estados. En definitiva son símbolos de la historia vivida de todo un grupo étnico.

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Para la colocación de las banderas hay unas simples reglas a seguir en función del tipo de acto que llevemos a cabo, oficial o no oficial, y del número de banderas que vayamos a colocar, número par o impar. Es importante también conocer que junto a las banderas oficiales no se pueden colocar las corporativas y que las universidades se han dotado de su propio sistema para organizarlas.

Para tratar de arrojar un poco más de luz a cómo hemos de colocar las banderas, os dejo este vídeo donde tratamos de hacer de forma visual, amena y sencilla la explicación.