Personal para eventos: una clave fundamental.

Hoy me gustaría hablar sobre el personal para eventos. He pasado seis meses en los que parte de mi trabajo ha sido la selección y gestión de los mismos, y hay que decir que son una pieza clave del puzle y debemos de saber cómo gestionarlo con el fin de que nos ayude en nuestros objetivos y no se vuelva en nuestra contra.

Camareros, cocineros, carga y descarga, montadores, técnicos de sonido y/o luz… las personas que van a intervenir en nuestro evento pueden ser de muy diversa índole en función del tipo de acto que estemos organizando. Este personal tiene fundamentalmente tres orígenes:

  • Empresa especializada en personal para eventos.
  • Segundas empresas a las que hemos contratado.
  • Contratados por nosotros mismos.

recursos-humanos

Lo normal es que parte del personal con el que contemos sea de forma eventual, es decir, que se les contrate para el tiempo que dura el evento y que por lo tanto no los conozcamos de nada. Esto supone un gran riesgo que debemos de correr y con el fin de poder evaluarlo he diseñado una serie de factores que podemos tener en cuenta:

  • El factor psicológico. Hablamos de cómo es cada uno y lo responsable que pueda ser respecto con su trabajo. Yo he tenido chicos de carga y descarga o azafatas que el mismo día no se presentan a trabajar. Se lo han pensado mejor y no les apetece ir o cualquier otra excusa que nos podamos imaginar. Incluso he tenido una camarera que 5 minutos antes de empezar a trabajar te manda un mensaje para decirte que no va a ir por cuestiones personales. Sea como fuera este factor no podemos predecirlo y hemos de “vivir peligrosamente” a la fuerza. Nuestro evento ha de salir y por lo tanto hemos de tener la suficiente pericia como para tenerlo previsto y actuar rápido buscando un sustituto. No olvides elaborar siempre un listado de personal suplente por si fuera necesario.

 

  • Factor personal. En este aspecto no podemos influir. Hablamos de las circunstancias personales que envuelven a cada uno. Alguien puede ponerse enfermo, surgir un problema familiar o cualquier otra cosa. Del mismo modo que antes hemos de tener esto previsto y reaccionar rápido. A nuestro cliente estas cosas no le importan lo más mínimo. Ser prevenido es la clave en este aspecto.

 

  • Su función dentro del evento. Este aspecto tiene su “miga”. Hay puestos dentro del evento que son difícilmente sustituibles. Hace poco gestioné un evento en el que contaba con 60 personas del sector de la hostelería. Dentro del equipo había un cortador de jamón y éste al final nos falló. Sude tinta para encontrar uno que supiera cortar jamón profesionalmente y que además hablara inglés. Cuanto más “raro” sea su función mayor número de suplentes tendremos que buscar con el fin de no quedarnos colgados.

 

  • Su remuneración. He llegado a la conclusión que este factor también es muy importante. Más de lo que parece. Hay una relación directamente proporcional entre lo que cobra una persona y el nivel de deserciones. La relación 5€ hora y camarero profesional, que sepa inglés y que tenga conocimientos de protocolo en salones y mesa no es muy estrecha, por lo tanto si no tienes la capacidad de poder pagar un precio justo y de mercado a tu personal espérate un infierno. Si dura un par de días, será el infierno pero sobrevivirás, si el evento dura 20 días probablemente el último día necesitarás unas vacaciones y sabrás el significado de qué es quemarse en el trabajo.

 

Evidentemente esto es como casi todo, se aprende con la experiencia. Solo espero que este artículo te haya ayudado a arrojar un poco de luz sobre como gestionar el personal en tu evento con el fin de que todo salga bien. Por eso necesitaremos mucha mano derecha, pero también izquierda, algo de psicología y un listado de suplentes por si acaso. No olvidemos que nuestro objetivo como profesionales de los eventos es minimizar al máximo el factor incertidumbre.

Anuncios

El ritmo en los eventos

Siempre he pensado que la vida si tiene ritmo es mejor. Y si aplicamos el mismo principio al mundo de los eventos, éstos sin duda mejorarán notablemente.

Pero para poder avanzar en este concepto lo primero que me gustaría hacer es definir qué entendemos por ritmo en los eventos. Hablamos de la sucesión de actos del cronograma que lo hacen avanzar, que consiguen mantener la atención de los asistentes y que lo llevan hacia un final programado en tiempo y espacio. En difinitiva hablamos de conseguir que los eventos fluyan. Que el asistente se sienta “amablemente empujado” de principio a fin de modo que las cosas avancen y no exista una sensación de aburrimiento o desconcierto.

los-claustros-ceremonia

Para poder ejemplificar este concepto me gustaría hablar de dos eventos a los que he asistido y en los que ésta ha sido una pieza clave:

En primer ejemplo es de la boda de unos amigos. Ellos diseñaron meticulosamente los tiempo en el evento y consiguieron captar la atención de todos los asistentes creando una perfecta sensación de fluidez. La boda empezo a las 17h y la ceremonia se alargo una hora. A las 18h empezó un cóctel para los invitados que duro dos horas. Charlas entre los invitados y la regularidad en la salida de comida hicieron esas dos horas amenas y entretenidas. A las 20h llegaron los novios de hacerse las fotos y fueron saludando a todos los invitados. A las 21h sesión de fotos por grupos. Los fotografiados pasaban al salón donde se iba a servir la cena principal. A las 22h dió inicio la cena y entre plato y plato habían sorpresas preparadas con la participación de los invitados. Este punto me pareció muy interesante, puesto que el momento de sacar los platos se hace algo aburrido y largo ya que no “ocurre nada”. Después de los cafés empezó el baile y siguieron pasando cosas que hicieron la velada fluida hasta altas horas de la madrugada.

073Congreso-de-bodas-y-eventos2013

El segundo ejemplo es de un evento en el que participé hace poco en la producción. Era el Fórum 2015 de una empresa y ésta había diseñado un cronograma con charlas y sesiones. Estaba planificado que empezara todo a las 9h, pero por una cuestión ajena a la organización como es la llegada de los invitados, hubo que retrasar el inicio de la sesión principal. Para que este aspecto no afectara al ritmo y tiempo del evento, desde producción se decidió hacer algunos cambios sobre el cronograma de la mañana. El resultado fue un ajuste perfecto a los tiempos establecidos de antemano y un ritmo y fluideza perfecta del propio evento.

Por lo tanto y en cuanto al ritmo, la “moraleja del cuento” sería muy clara: el ritmo es clave y ha de estar estratégicamente diseñado en cualquier evento. Y como organizadores hemos de hacer los ajustes necesarios, ya sea antes o durante el evento, para que éste de a sus asistentes una sensación de fluideza. No hay nada peor para los asistentes que tener la sensación de que las cosas no avanzan, que se aburren o que no saben cuando pasará lo siguiente.

Pequeños detalles, grandes eventos

Un evento es una gran combinación de elementos, que bien gestionados permiten que sea una herramienta de comunicación de gran eficacia al servicios de las organizaciones. Estrategia, diseño, planificación…

Pero si nos esforzamos en todos esos elementos y dejamos los detalles al azar podemos fracasar estrepitosamente. Imaginemos por un momento que estamos organizando una cena y tanto en el espacio de entrada como en los interiores tenemos un suelo que no permite caminar a las señoras con tacón cómodamente. En este caso hemos puesto mucho esfuerzo en el evento pero hemos descuidado los pequeños detalles. Por lo tanto, aunque todo lo demás haya salido perfecto no será esta la impresión que se llevarán nuestros invitados.

Estos aspectos son muy importantes y hay que tenerlos en cuenta porque a veces, cuando estamos inmersos en la coordinación de proveedores, recepción y envío de invitaciones… se nos pueden pasar.

En este artículo me gustaría mostraros detalles de un evento. Son de un evento  que se ha celebrado este mes de septiembre en Barcelona. Es una empresa alemana que celebraba una reunión de trabajo en nuestro país y donde han puesto el acento en la decoración y presentación de todo lo que respecta a la restauración en el evento.

personal 2

¿Por qué ponerle al personal de sala un simple traje blanco y negro, como el que tenemos en la mayoría de los restaurantes, si podemos darles un toque más desenfadado y moderno como este? Evidentemente esto es solo una pieza, además hemos de buscar personal amable, atento y que sepa hacer su trabajo con profesionalidad. Pero sin duda la combinación de todos estos factores hará un detalle importante y diferencial en nuestro evento.

detalles 1 mesa decoracion ladrillo 1

La decoración de las mesas es un punto importante. No solo por el valor estético, sino por factor estratégico. Debe de ser algo sencillo, bonito y que además no moleste a los comensales durante la cena. Si es una cena de trabajo, tengo sentado enfrente a un directivo con el que quiero tratar ciertos temas, pero tengo un florero enorme delante que me dificulta la visión y la conversación, entonces todos estos elementos no sirven para nada.

detalle 2 mesa ampliapresentacion mesa 1

Dicen que los eventos son caros pero nada más alejado de la realidad. Estas decoraciones son una prueba de que podemos decorar una mesa con un presupuesto bajo y cumplir el objetivo marcado.

Por supuesto otro elemento clave en cualquier evento es la comida. Y aquí hemos de valorar dos elementos: por un lado el contenido del menú y por el otro la presentación de la misma.

En el caso del contenido del menú yo soy de los que trata de no arriesgar demasiado. Hay que ser innovador, pero hemos de ser conscientes de qué público asiste a nuestro evento y tener claro que los sabores “diferentes” han de estar en su justa medida puesto que no le gustan a todo el mundo.

pan y teja 1 presentación comida 1 comida 2 comida 1

Por otro lado tenemos la presentación de la comida a servir. Sin tratar de hacer muchas florituras podemos buscar formas muy atractivas y a la vez económicas para presentarla. Esto ya es una cuestión de estilo personal y de la creatividad del chef, pero tenemos que tener claro que puede ser un elemento que haga a nuestro evento diferente y a la vez memorable por este pequeño detalle. Sobre todo ojo con esas presentaciones donde tenemos un plato enorme y muy bonito, pero una cantidad escasísima de comida en el plato.

Por lo tanto, y para terminar, la “moraleja del cuento” sería que, debemos de cuidar todos los detalles de un evento puesto que de ellos depende el éxito o el fracaso del mismo. Un evento con una gran estrategia y planificación detrás que no sepa cuidar los detalles puede ser un verdadero fracaso a los ojos de nuestros asistentes.

Eventos que degeneran: Orgullo Gay Madrid

Llevo viviendo en Madrid desde hace un año y este fin de semana decidí ir al Orgullo Gay de la capital. Al ir como asistente no pude evitar ir sufrir el síndrome de la “deformación profesional” me lleva a ver con ojo crítico los eventos a los que asisto. Siempre se puede aprender algo en un sentido o en otro.

images

Me vais a permitir ser muy crítico pero bajo mi punto de vista lo que ha sido durante muchos años un espacio de reivindicación de derechos de un colectivo, se ha convertido en un macro botellón por las calles de Madrid que no solo la convierten en un estercolero, y dan una pésima imagen al resto del mundo de la ciudad, sino que dejan claramente ver que el equipo que lo gestiona no son profesionales de los eventos.

Uno de los momentos claves es el desfile. Éste tenía que empezar a las 18.30 h, y a las 21.30 h. cuando yo me fui cansando de estar de pie, acababa de llegar a la mitad del recorrido en Cibeles. Y no solo eso, nadie había marcado el espacio por el que pasaba de forma y que la gente estaba por el medio de la calle. Nadie iba diciendo a la gente que se apartara con el fin de poder permitir el paso a autobuses u otros vehículos. Un peligro que no nos podemos permitir ya que la seguridad debe de ser algo primordial en los eventos para que nadie resulte dañado. Y no solo eso, ¿se debería de controlar tal masiva afluencia de gente? Si pasa algo, cualquier tipo de desgracia, toda esa gente está vendida. ¿Necesitamos que haya una catástrofe como la del Madrid Arena para darnos cuenta de que las cosas no se están haciendo bien? Se necesita una gran dosis de planificación de forma urgente.

Después de cenar salí por la calle a dar una vuelta. Sobre la media noche Madrid se había convertido en un gran estercolero donde la gente bebía en la calle y dejaba todo el suelo lleno de botellas, vasos, bolsas… Y no es que no haya papeleras, que si las había y estaban llenas a rebosar, sino que el ayuntamiento de Madrid no había previsto el instalar contenedores adicionales y que patrullas que fueran vaciándolos y limpiando para que la calle no acabe como acabó.

basura-orgullo-gay--644x362

Madrid 05/07/2015 Las calles con resto de basura al dia siguiente de la marcha del orgullo gey En la imagen restos de basura en el barrio de Chueca ARCHDC Foto de Maya Balanya

Y diré más, no había váteres públicos portátiles, la gente estaba orinando en medio de la calle. ¿Organizamos un evento en el que hay, solo en el desfile, más de un millón de personas, y no podemos WCs portátiles? No justifico que la gente orine en la calle pero no lo harían tanto si les diéramos los medios para ello. Me reitero: planificación.

Bajo mi humilde punto de vista Madrid debería de plantearse, una fiesta tan conocida y famosa a nivel europeo como el Orgullo madrileño, de una manera diferente. Los eventos no se pueden ver más que desde un punto de vista estratégico, y más cuando hablamos de eventos ciudad: citymarketing. Si seguimos así vamos a convertir una fiesta de reivindicación de derechos de un colectivo, donde solía haber actividades culturales y de otra índole más acorde a la esencia del evento, en un simple macro botellón sin sentido y que transmitirán la peor de las imágenes al mundo.

Madrid no puede permitirse el lujo de dejar de planificar de forma estratégica como quiere que sea una jornada de esta magnitud y calado para su futuro más inmediato. No debemos olvidar que el WorldPride Madrid 2017 será un evento mundial y no podemos dejar pasar una ocasión como esta para poder proyectar la ciudad de Madrid al mundo. ¿Estercolero y macro botellón o evento organizado por profesionales de forma estratégica y al servicio de la ciudad?

 

Freud, Goliat y proveedores creativos

Hace muy poco he tenido la oportunidad de gestionar un evento donde he tenido que coordinar once equipos con un total de 54 personas y 8 proveedores. Porque aunque como organizador de eventos mi objetivo siempre sea el de minimizar al máximo el factor incertidumbre, no siempre es posible y nos toca ir apagando fuegos el mismo día del evento.

Cuando yo creía que los propios organizadores de eventos éramos seres creativos, descubro que hay una raza superior que he bautizado como “proveedor creativo” y que es más creativo que nosotros. Diríamos que esta raza superior se definiría como aquel proveedor al que le pides con semanas de antelación un producto o servicio determinado y el mismo día del evento descubres que te ha dado lo que le ha dado la real gana, si me permitís la expresión. En ese momento entras en pánico mientras tratas de averiguar si lo que te ha dado te hace el mismo papel y así puedes darle a tu cliente el servicio que ha contratado.

conectamosclientesyproveedores

Coordinando personal he descubierto el Freud que llevo dentro de mí, y que considero una parte esencial de la personalidad de una persona dedicada a la organización de eventos. Cuando uno de tus coordinadores entre en pánico en medio del evento y has de realizar de psicólogo personal (por teléfono para más inri) para que no se venga abajo te das cuenta de lo importante que es saber gestionar bien a las personas para asegurar el éxito de lo que estás organizando. Un poco de mano derecha y un poco de mano izquierda puede hacer milagros.

sicologo siquiatra (9)_thumb[1]

Por último me gustaría hablar en este artículo sobre el post-evento. Una parte es analizar qué se ha hecho bien y qué mal y a partir de ahí ser consciente de ello para el próximo. Pero otra parte es empezar a llamar a los proveedores para pedir explicaciones de porque esto o aquello no era lo que debía o simplemente, que las facturas no son lo que se supone debería de ser. Esta versión propia de David contra Goliat es lo más engorroso del mundo, pero absolutamente necesario.

Mi consejo personal se podría resumir en: por un lado ser mucho más minucioso con los proveedores y sobre todo, que todo quede por escrito con el fin de poder reclamar en el caso de que algo vaya mal. Por otro tener mucha paciencia con el personal y ser consciente de que hay que tener mucha psicología a la hora de tratar con ellos. Por último, reclamar es posible. No solo hará que te devuelvan dinero, sino que te hará darte cuenta de con qué proveedor puedes volver a trabajar y con cuál no.

Enología y eventos

Uno de los sectores que ha cambiado mucho a lo largo de los últimos años es el sector del vino. Hemos pasado de  empresas productoras de vino a organizaciones que no solo producen vino, sino que además ofrecen sus espacios para eventos, ofrecen formación en enología y organizan sus propios eventos.

El pasado lunes estuve en un evento de vino que me hizo darme cuenta de lo que ha cambiado este sector. Su objetivo era dar a conocer los vinos de España a profesionales del sector y al público en general.

Este evento tiene su origen en las reuniones que hacían un pequeño grupo de abogados con el fin de poder ampliar su vinoteca. Cada vez invitaban a una bodega distinta de forma que, al final creció el número de productores que asistía y surgió la idea de organizar este evento.

Cuando entras el personal del evento te ofrece una copa de vino vacía. Continúas hasta la sala y vas viendo los diferentes stands a los que puedes acercarte para probar sus caldos en función de tus gustos. Cada una de las diferentes bodegas customizaba su mesa de la forma que quería para conseguir atraer al público.

IMG_20150525_170156

Una de las primeras cosas en las que recaí fue en la introducción del uso de las redes sociales por los productores. Como dice la frase: la competencia es voraz con lo que te adaptas o mueres. En cada una de las mesas tenían un cartel con el número de expositor, el nombre de la bodega y su usuario de twitter.

IMG_20150525_171307

Además de todo eso me sorprendió gratamente la renovación en dos aspectos fundamentales: el primero de ellos el packaging. Este sector se ha dado cuenta de que  una de las formas de diferenciación no solo pasa por tu sabor y aroma únicos, sino también por un “envoltorio” atractivo y diferente al de la competencia. El público al que va dirigido el vino se ha de ver reflejado en el embalaje del producto.

IMG_20150525_170543

En segundo lugar el cambio de toda la gama de productos asociados al sector del vino: abrebotellas, adornos para las copas, bolsas para mantener la temperatura de las botellas… toda una serie de accesorios relacionados atractivos para el consumidor y acordes con los nuevos tiempos que corren. Diferenciación y especialización.

IMG_20150525_165604

Finalmente, y a lo largo de todo el evento, había diferentes catas de vino de los productores que asistían al evento. Éstas contaban con una mesa preparada con todo lujo de detalles para la presentación de los diferentes caldos y con un soporte audiovisual que permitía al expositor poder contar el origen de sus vinos, de la mata de vid…

IMG_20150525_170636

Sin duda un evento especializado muy interesante y que os recomiendo que asistáis si tenéis la oportunidad y os interesa el mundo de los vinos. Tendréis gran variedad de caldos españoles al alcance de la mano y sin salir de un mismo espacio.

Organizadores del evento: http://www.verema.com

De consumidores responsables y empresas preguntonas

Hoy en día el cliente es cada vez más exigente con aquellas empresas a las que decide otorgar su confianza. Por ello todas las organizaciones han de exigirse cada vez más si aspiran a tener la fidelidad de sus clientes. Y ni que decir tiene que para ello hemos de cuidar los detalles al máximo.

Pero la política de mejora de productos y servicios parte, bajo mi punto de vista, de dos vertientes claramente identificadas:

Por un lado la vertiente de la crítica de los propios clientes. ¿Cuándo fue la última vez que transmitiste a una empresa cómo te ha atendido y qué opinas de la calidad que te está ofreciendo? Yo como consumidor responsable soy de las personas que cuando voy a un sitio y considero que no se están haciendo las cosas bien lo digo por los cauces adecuados. ¿Cómo puedo esperar que ese aspecto que considero mejorable lo haga sin que nadie se lo diga? ¿Somos los españoles lo suficientemente interactivos dando nuestra opinión a las empresas que nos ofrecen productos y servicios? Por mi perspectiva personal la respuesta sería no. La mayoría de la gente cuando una organización no le atiende adecuadamente simplemente se va a otra que ofrezca lo mismo.

Por otro lado está la vertiente de la empresa. ¿Invierten el suficiente tiempo y dinero en saber qué opinan los clientes de ellos? Hace unos días estuve en un restaurante y un supermercado de mi barrio y esto es lo que me encontré.

IMG_1746IMG_1697

El primero de ellos estaba situado en la mesa de forma visible. Ellos te animan a entrar con ese código QR en su espacio donde podrás valorar el servicio del restaurante contestando a unas sencillas preguntas. El segundo está a la salida del establecimiento y es sencillamente apretar el botón que más se adecue a tu experiencia en la tienda.

Personalmente me parecen adecuadas ambas formas de valorar el servicio prestado pero la verdadera pregunta sería, ¿qué número de clientes dejan en este espacio su opinión? ¿Es solo para dejar opiniones negativas? ¿Querrá decir, si fundamentalmente solo se dejan opiniones negativas, que el resto de los clientes no dejan respuesta por qué están contentos con el servicio ofrecido? ¿Qué opinión os merece el tema?

Como podéis ver hay muchos interrogantes a responder. Pero lo realmente importante es planteárselos con el fin de poder reflexionar al respecto y preguntarnos si estamos haciendo bien las cosas en nuestra empresa. Ni que decir tiene que, en el caso de que no estéis tomando medidas para conocer la opinión de vuestros clientes, que lo hagáis. Más valioso que conocer qué estamos haciendo es saber cómo lo estamos haciendo. Y para esa pregunta el único que tiene la respuesta es nuestro consumidor. Veamos de solucionar las cosas antes de que decidan cambiar de proveedor sin siquiera decirnos qué estamos haciendo de forma incorrecta.