Protocolo social y Los Sims

Siempre que nombro la palabras protocolo en una sala se oye aquello de “buff”. Si, lo se, suena a aburrido y encorsetado, pero estoy empeñado en sacar al protocolo de esa reacción y que se acabe viendo como algo útil y flexible para la sociedad. Porque no hay nada más actual que, una disciplina que usamos día a día sin darnos cuenta y que además nos permite convivir en armonía.

Esta semana me gustaría hablar de protocolo social desde el punto de vista de los videojuegos. Si, si, de los videojuegos, no me he vuelto loco. Pero vayamos pasa a paso. El protocolo social es “el conjunto de conductas, reglas y normas sociales a conocer, respetar y cumplir, no sólo en el medio oficial ya establecido, sino también en el social, laboral, académico, político, cultural, deportivo, policial y militar”*1. Por lo tanto estamos hablado de aquello que decíamos al inicio: reglas para la convivencia en sociedad.

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Dicho esto mi propuesta es que para aprender protocolo social juguemos a los Sims. Para aquellos que no conozcáis el juego es un simulador de vida, jugar a ser dios para reducirlo mucho. En el juego generamos una o varias personas que van a convivir juntas en una casa que crearemos. Esas personas, llamadas Sims, tienen una personalidad determinada por nosotros y en función de ellas tienen sueños y metas. Nosotros somos aquellos que debemos ayudarles a conseguirlo: “construye una casa, construye una relación, construye una vida” según dice el subtítulo del juego.

Dentro de este mundo virtual hemos de interactuar con otros Sims y aquí es donde aprenderemos protocolo social. Todos los Sims en función de si conocemos o no al otro y de la personalidad que le hayamos dado al nuestro, genera una serie de posibilidades de interacción. Cuando somos “conocidos” de otro Sim las posibilidades son muy reducidas (saludar, hablar de ciencia, contar un chiste…), pero conforme avance nuestra relación, amistad y quien sabe si llegará a ser amor, obtendremos una mayor cantidad de diferentes tipos de interacciones. Como en la vida real los Sims pueden no llevarse bien, o encajar a la primera. Eso dependerá de nosotros y de la otra parte. Incluso si queremos podemos hacer que nos llevamos mal con la otra persona, ya sea contando chistes verdes, o burlándonos del otro. Todo un mundo nuevo en el que, como en la vida real, nuestro éxito depende de cómo utilicemos las reglas básicas establecidas a través del protocolo social. Y no solo entre dos sims, sino que podemos ser anfitriones de una fiesta en nuestra casa para ampliar nuestras relaciones sociales y seguir aprendiendo protocolo. Suena divertido, ¿verdad?

opciones sociales

Así que tanto si tienes hijos adolescentes, eres un adulto o eres docente recomienda jugar a los Sims. Y no, no me dan comisión por que compres el juego, sino que soy perfectamente consciente de que las cosas si las aprendes de manera divertida perduran más y son mucho más fácil de asimilar.

*1 Extraído de: https://www.ecured.cu/Protocolo_social

El factor estratégico del tiempo

Hace unas semanas estuve en Castellón y decidí asistir a una feria muy dulce que lleva haciéndose los últimos años en la ciudad: ChocoCas. Es un evento que, como podréis imaginaros, está relacionado con el chocolate. La ciudad está apostando por una feria comercial donde los maestros de este adorado dulce hacen las delicias del público cada año a principios del mes de noviembre.

La organización de eventos no es una ciencia exacta, por lo que año tras año hemos de analizar que hemos hecho y corregir errores. Pero hay otro factor importante cuando es un evento con ediciones frecuentes: analizar la coyuntura en la que se realizará la siguiente edición. Y es aquí donde ellos han cometido un error bajo mi punto de vista.

Técnicamente la feria ha tenido una organización buena. Un espacio circular alrededor del cual están situados los stands. En la zona central hay algunos stands más grandes y junto a ellos dos zonas diferenciadas: por un lado un amplio espacio infantil, y por el otro lado una zona que hace las veces de escenario y donde se hacían exhibiciones culinarias y concursos

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¿Dónde está el error? Pues en la elección de las fechas. Para esta feria la tradición es hacerla las primeras semanas de noviembre, y así ha sido este año, pero sin tener en cuenta que había en un pueblecito cercano otro evento con mucho más tirón. Resultado: un evento muy interesante que ha tenido una bajísima participación. De hecho estaba previsto cobrar un euro de entrada y finalmente no se hizo.

Evidentemente la situación en la que ha tenido lugar la presente edición 2016 tendrá repercusión en la siguiente, ya que debido a la baja asistencia de público los vendedores no habrán hecho la caja esperada y por lo tanto el siguiente año no estarán dispuestos a pagar el mismo precio por los stands.

Por lo tanto cuando vayamos a organizar un evento es muy importante utilizar el factor tiempo como un elemento estratégico. Cojamos el calendario de eventos de la zona y a partir de ahí pongamos nuestra fecha. En ciudades más pequeñas será más fácil, pero no podemos descuidar este gran detalle. Si es necesario moverlo a otra fecha hagámoslo. El elemento “tradición” no puede guiar nuestro evento, ha de ser el factor estratégico.

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Nace “Spoilers de Protocolo”

Hace mucho tiempo que hablando con compañeros de profesión comentamos que, si preguntamos a la gente qué es el protocolo la respuesta más habitual sea el cómo va la madrina vestida en una boda o cómo colocaremos los cubiertos en una mesa.

Muchas son las vueltas que le hemos dado a esta cuestión y de ello ha surgido esta idea, el concepto de Spoilers de Protocolo. Un día iba en el coche pensando sobre cosas de protocolo que había visto en algunas series de TV que estoy viendo y pensé porque no usar este contenido, que por otro lado resulta ameno e interesante para el gran público, para explicar qué es el protocolo. Así que de ahí nacía la idea y el canal de YouTube que tengo el honor de presentar en este momento.

Actualmente tengo ya dos vídeos colgados, episodios 1 y 2 (y que por supuesto os invito a ver), y ya en producción y en la mente muchos más. Del primero al segundo veréis grandes cambios técnicos, lo que mejora la calidad, y poco a poco iré mejorando para ofrecer a todos aquellos que quieran aprender de protocolo gran variedad de spoilers.

A continuación os dejo el Episodio 2, donde hablo de Brujas y Protocolo, y os dejo el enlace al canal.

Canal Vimeo de Spoilers de Protocolo: https://vimeo.com/spoilersdeprotocolo

Personal para eventos: una clave fundamental.

Hoy me gustaría hablar sobre el personal para eventos. He pasado seis meses en los que parte de mi trabajo ha sido la selección y gestión de los mismos, y hay que decir que son una pieza clave del puzle y debemos de saber cómo gestionarlo con el fin de que nos ayude en nuestros objetivos y no se vuelva en nuestra contra.

Camareros, cocineros, carga y descarga, montadores, técnicos de sonido y/o luz… las personas que van a intervenir en nuestro evento pueden ser de muy diversa índole en función del tipo de acto que estemos organizando. Este personal tiene fundamentalmente tres orígenes:

  • Empresa especializada en personal para eventos.
  • Segundas empresas a las que hemos contratado.
  • Contratados por nosotros mismos.

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Lo normal es que parte del personal con el que contemos sea de forma eventual, es decir, que se les contrate para el tiempo que dura el evento y que por lo tanto no los conozcamos de nada. Esto supone un gran riesgo que debemos de correr y con el fin de poder evaluarlo he diseñado una serie de factores que podemos tener en cuenta:

  • El factor psicológico. Hablamos de cómo es cada uno y lo responsable que pueda ser respecto con su trabajo. Yo he tenido chicos de carga y descarga o azafatas que el mismo día no se presentan a trabajar. Se lo han pensado mejor y no les apetece ir o cualquier otra excusa que nos podamos imaginar. Incluso he tenido una camarera que 5 minutos antes de empezar a trabajar te manda un mensaje para decirte que no va a ir por cuestiones personales. Sea como fuera este factor no podemos predecirlo y hemos de “vivir peligrosamente” a la fuerza. Nuestro evento ha de salir y por lo tanto hemos de tener la suficiente pericia como para tenerlo previsto y actuar rápido buscando un sustituto. No olvides elaborar siempre un listado de personal suplente por si fuera necesario.

 

  • Factor personal. En este aspecto no podemos influir. Hablamos de las circunstancias personales que envuelven a cada uno. Alguien puede ponerse enfermo, surgir un problema familiar o cualquier otra cosa. Del mismo modo que antes hemos de tener esto previsto y reaccionar rápido. A nuestro cliente estas cosas no le importan lo más mínimo. Ser prevenido es la clave en este aspecto.

 

  • Su función dentro del evento. Este aspecto tiene su “miga”. Hay puestos dentro del evento que son difícilmente sustituibles. Hace poco gestioné un evento en el que contaba con 60 personas del sector de la hostelería. Dentro del equipo había un cortador de jamón y éste al final nos falló. Sude tinta para encontrar uno que supiera cortar jamón profesionalmente y que además hablara inglés. Cuanto más “raro” sea su función mayor número de suplentes tendremos que buscar con el fin de no quedarnos colgados.

 

  • Su remuneración. He llegado a la conclusión que este factor también es muy importante. Más de lo que parece. Hay una relación directamente proporcional entre lo que cobra una persona y el nivel de deserciones. La relación 5€ hora y camarero profesional, que sepa inglés y que tenga conocimientos de protocolo en salones y mesa no es muy estrecha, por lo tanto si no tienes la capacidad de poder pagar un precio justo y de mercado a tu personal espérate un infierno. Si dura un par de días, será el infierno pero sobrevivirás, si el evento dura 20 días probablemente el último día necesitarás unas vacaciones y sabrás el significado de qué es quemarse en el trabajo.

 

Evidentemente esto es como casi todo, se aprende con la experiencia. Solo espero que este artículo te haya ayudado a arrojar un poco de luz sobre como gestionar el personal en tu evento con el fin de que todo salga bien. Por eso necesitaremos mucha mano derecha, pero también izquierda, algo de psicología y un listado de suplentes por si acaso. No olvidemos que nuestro objetivo como profesionales de los eventos es minimizar al máximo el factor incertidumbre.

El ritmo en los eventos

Siempre he pensado que la vida si tiene ritmo es mejor. Y si aplicamos el mismo principio al mundo de los eventos, éstos sin duda mejorarán notablemente.

Pero para poder avanzar en este concepto lo primero que me gustaría hacer es definir qué entendemos por ritmo en los eventos. Hablamos de la sucesión de actos del cronograma que lo hacen avanzar, que consiguen mantener la atención de los asistentes y que lo llevan hacia un final programado en tiempo y espacio. En difinitiva hablamos de conseguir que los eventos fluyan. Que el asistente se sienta “amablemente empujado” de principio a fin de modo que las cosas avancen y no exista una sensación de aburrimiento o desconcierto.

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Para poder ejemplificar este concepto me gustaría hablar de dos eventos a los que he asistido y en los que ésta ha sido una pieza clave:

En primer ejemplo es de la boda de unos amigos. Ellos diseñaron meticulosamente los tiempo en el evento y consiguieron captar la atención de todos los asistentes creando una perfecta sensación de fluidez. La boda empezo a las 17h y la ceremonia se alargo una hora. A las 18h empezó un cóctel para los invitados que duro dos horas. Charlas entre los invitados y la regularidad en la salida de comida hicieron esas dos horas amenas y entretenidas. A las 20h llegaron los novios de hacerse las fotos y fueron saludando a todos los invitados. A las 21h sesión de fotos por grupos. Los fotografiados pasaban al salón donde se iba a servir la cena principal. A las 22h dió inicio la cena y entre plato y plato habían sorpresas preparadas con la participación de los invitados. Este punto me pareció muy interesante, puesto que el momento de sacar los platos se hace algo aburrido y largo ya que no “ocurre nada”. Después de los cafés empezó el baile y siguieron pasando cosas que hicieron la velada fluida hasta altas horas de la madrugada.

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El segundo ejemplo es de un evento en el que participé hace poco en la producción. Era el Fórum 2015 de una empresa y ésta había diseñado un cronograma con charlas y sesiones. Estaba planificado que empezara todo a las 9h, pero por una cuestión ajena a la organización como es la llegada de los invitados, hubo que retrasar el inicio de la sesión principal. Para que este aspecto no afectara al ritmo y tiempo del evento, desde producción se decidió hacer algunos cambios sobre el cronograma de la mañana. El resultado fue un ajuste perfecto a los tiempos establecidos de antemano y un ritmo y fluideza perfecta del propio evento.

Por lo tanto y en cuanto al ritmo, la “moraleja del cuento” sería muy clara: el ritmo es clave y ha de estar estratégicamente diseñado en cualquier evento. Y como organizadores hemos de hacer los ajustes necesarios, ya sea antes o durante el evento, para que éste de a sus asistentes una sensación de fluideza. No hay nada peor para los asistentes que tener la sensación de que las cosas no avanzan, que se aburren o que no saben cuando pasará lo siguiente.

Pequeños detalles, grandes eventos

Un evento es una gran combinación de elementos, que bien gestionados permiten que sea una herramienta de comunicación de gran eficacia al servicios de las organizaciones. Estrategia, diseño, planificación…

Pero si nos esforzamos en todos esos elementos y dejamos los detalles al azar podemos fracasar estrepitosamente. Imaginemos por un momento que estamos organizando una cena y tanto en el espacio de entrada como en los interiores tenemos un suelo que no permite caminar a las señoras con tacón cómodamente. En este caso hemos puesto mucho esfuerzo en el evento pero hemos descuidado los pequeños detalles. Por lo tanto, aunque todo lo demás haya salido perfecto no será esta la impresión que se llevarán nuestros invitados.

Estos aspectos son muy importantes y hay que tenerlos en cuenta porque a veces, cuando estamos inmersos en la coordinación de proveedores, recepción y envío de invitaciones… se nos pueden pasar.

En este artículo me gustaría mostraros detalles de un evento. Son de un evento  que se ha celebrado este mes de septiembre en Barcelona. Es una empresa alemana que celebraba una reunión de trabajo en nuestro país y donde han puesto el acento en la decoración y presentación de todo lo que respecta a la restauración en el evento.

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¿Por qué ponerle al personal de sala un simple traje blanco y negro, como el que tenemos en la mayoría de los restaurantes, si podemos darles un toque más desenfadado y moderno como este? Evidentemente esto es solo una pieza, además hemos de buscar personal amable, atento y que sepa hacer su trabajo con profesionalidad. Pero sin duda la combinación de todos estos factores hará un detalle importante y diferencial en nuestro evento.

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La decoración de las mesas es un punto importante. No solo por el valor estético, sino por factor estratégico. Debe de ser algo sencillo, bonito y que además no moleste a los comensales durante la cena. Si es una cena de trabajo, tengo sentado enfrente a un directivo con el que quiero tratar ciertos temas, pero tengo un florero enorme delante que me dificulta la visión y la conversación, entonces todos estos elementos no sirven para nada.

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Dicen que los eventos son caros pero nada más alejado de la realidad. Estas decoraciones son una prueba de que podemos decorar una mesa con un presupuesto bajo y cumplir el objetivo marcado.

Por supuesto otro elemento clave en cualquier evento es la comida. Y aquí hemos de valorar dos elementos: por un lado el contenido del menú y por el otro la presentación de la misma.

En el caso del contenido del menú yo soy de los que trata de no arriesgar demasiado. Hay que ser innovador, pero hemos de ser conscientes de qué público asiste a nuestro evento y tener claro que los sabores “diferentes” han de estar en su justa medida puesto que no le gustan a todo el mundo.

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Por otro lado tenemos la presentación de la comida a servir. Sin tratar de hacer muchas florituras podemos buscar formas muy atractivas y a la vez económicas para presentarla. Esto ya es una cuestión de estilo personal y de la creatividad del chef, pero tenemos que tener claro que puede ser un elemento que haga a nuestro evento diferente y a la vez memorable por este pequeño detalle. Sobre todo ojo con esas presentaciones donde tenemos un plato enorme y muy bonito, pero una cantidad escasísima de comida en el plato.

Por lo tanto, y para terminar, la “moraleja del cuento” sería que, debemos de cuidar todos los detalles de un evento puesto que de ellos depende el éxito o el fracaso del mismo. Un evento con una gran estrategia y planificación detrás que no sepa cuidar los detalles puede ser un verdadero fracaso a los ojos de nuestros asistentes.

Protocolo: una visión actual desde la ficción.

El protocolo no es algo ajeno a la sociedad aunque normalmente lo asocien a cosas de la Casa Real y a cómo poner banderas o cubiertos en un acto. Desde que el ser humano está en sociedad el protocolo está con nosotros puesto que su finalidad es facilitar la convivencia. Es el arte de ordenar personas, espacios, tiempos y símbolos.

Como dije en el anterior artículo “Rompiendo el protocolo en la Boda Roja”, me declaro fan de la famosa serie y saga de libros de Juego de Tronos de George R. R. Martin. Y por ello voy a explicar qué es el protocolo ejemplificando a través de la serie y sus libros. Allí donde hay una sociedad hay la necesidad de un protocolo y ceremonial que organice los diferentes aspectos implicados en la misma.

Los ejemplos que voy a exponer están obtenidos del primer capítulo de la serie. Hablamos del momento en el que en Invernalia reciben la visita del Rey de los siete reinos. Por su puesto hay una forma de proceder en la recepción del Rey y aquí vemos claramente como hay una organización de personas, espacios, tiempos y símbolos: un protocolo y ceremonial preestablecido.

En primer lugar hablaremos de la llega del Rey a Invernalia. Para ello hay varios aspectos a tener en cuenta: la ordenación del cortejo del Rey. A la cabeza tenemos a dos jinetes portando el estandarte del Rey con el venado de la Casa Baratheon, a continuación van dos caballeros portando el estandarte de la Reina consorte, el león de los Lannister. Seguido por ellos va la guardia real con el heredero a la corona y su guardaespaldas. Seguidamente el carruaje de la Reina y sus hijos y tras ellos el Rey con su escolta a caballo. Una vez el cortejo real es avistado desde Invernalia empiezan los preparativos para la recepción real. De manera que todos salen al patio y los miembros de la Casa Stark, con sus estandartes ondeando por la ciudad, se colocan en fila. Ned Stark,  su mujer a su derecha con su hijo menor de 3 años. A la izquierda del Señor de Invernalia se colocan sus hijos por orden del “día del nombre” y tras ellos todos los miembros al servicio de los Stark.

Con ambos escenarios preparados y organizados el Rey hace su entrada en la ciudad. El cortejo real entra en el mismo orden que veíamos anteriormente. De este modo el heredero se coloca a la derecha de los Stark, el carruaje de la Reina frente a ellos y por último, y una vez están todos situados, entra el Rey con lo que todo el mundo presente se arrodilla hasta que el Señor de Invernalia se levanta por indicación del Rey y el resto hace lo mismo. Una vez el rey ha saludado a Ned Stark su esposa e hijos, el carruaje se abre saliendo en primer lugar los sirvientes que se colocan a la derecha, a continuación salen los hijos de la Reina situándose a la izquierda, y por último sale ella y se dirige a los Stark.

Con el fin de que se entienda mejor todo, y que se pueda apreciar mejor todo el protocolo y ceremonial que conlleva os dejo el vídeo inferior:

Como podéis ver con este ejemplo el protocolo establece unas reglas del juego a nivel social para organizarse. Un aspecto que no solo afecta a la realeza, sino a toda la sociedad en general porque nos da unas pautas de convivencia.