El factor estratégico del tiempo

Hace unas semanas estuve en Castellón y decidí asistir a una feria muy dulce que lleva haciéndose los últimos años en la ciudad: ChocoCas. Es un evento que, como podréis imaginaros, está relacionado con el chocolate. La ciudad está apostando por una feria comercial donde los maestros de este adorado dulce hacen las delicias del público cada año a principios del mes de noviembre.

La organización de eventos no es una ciencia exacta, por lo que año tras año hemos de analizar que hemos hecho y corregir errores. Pero hay otro factor importante cuando es un evento con ediciones frecuentes: analizar la coyuntura en la que se realizará la siguiente edición. Y es aquí donde ellos han cometido un error bajo mi punto de vista.

Técnicamente la feria ha tenido una organización buena. Un espacio circular alrededor del cual están situados los stands. En la zona central hay algunos stands más grandes y junto a ellos dos zonas diferenciadas: por un lado un amplio espacio infantil, y por el otro lado una zona que hace las veces de escenario y donde se hacían exhibiciones culinarias y concursos

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¿Dónde está el error? Pues en la elección de las fechas. Para esta feria la tradición es hacerla las primeras semanas de noviembre, y así ha sido este año, pero sin tener en cuenta que había en un pueblecito cercano otro evento con mucho más tirón. Resultado: un evento muy interesante que ha tenido una bajísima participación. De hecho estaba previsto cobrar un euro de entrada y finalmente no se hizo.

Evidentemente la situación en la que ha tenido lugar la presente edición 2016 tendrá repercusión en la siguiente, ya que debido a la baja asistencia de público los vendedores no habrán hecho la caja esperada y por lo tanto el siguiente año no estarán dispuestos a pagar el mismo precio por los stands.

Por lo tanto cuando vayamos a organizar un evento es muy importante utilizar el factor tiempo como un elemento estratégico. Cojamos el calendario de eventos de la zona y a partir de ahí pongamos nuestra fecha. En ciudades más pequeñas será más fácil, pero no podemos descuidar este gran detalle. Si es necesario moverlo a otra fecha hagámoslo. El elemento “tradición” no puede guiar nuestro evento, ha de ser el factor estratégico.

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El miedo al NO

Ya hace algunas semanas que no escribía por blog debido a mucho ajetreo profesional. En estos meses he tomado nuevos retos profesionales y uno de ellos ha sido el de no solo coordinar un evento, sino además el gestionar la parte comercial del mismo. Cuando organizas una feria comercial la parte fundamental de la misma son las ventas de los espacios. Normalmente este tipo de eventos no cuentan con un presupuesto inicial, sino que se nutre de la venta de los stands y los patrocinadores.

Una de las primeras cosas que he aprendido ha sido que nadie nace con la vocación comercial. Es una perspectiva personal que desarrollas, y si bien es cierto que tus aptitudes influyen, el comercial es figura completamente necesaria que todos deberíamos desarrollar en nosotros mismos. Al fin y al cabo todos de una u otra manera nos vendemos. No solo vende aquel que trabaja para una empresa y comercializa sus productos, sino que incluso aquellos que buscan trabajo por cuenta ajena necesitan venderse a si mismos con el objetivo de que los contraten.

He de reconocer que está siendo una labor muy interesante y que con la experiencia voy aprendiendo cosas nuevas. Lo importante cuando realizas la labor comercial es no perder dos cosas de vista: que aprendes algo nuevo cada día cuando tratas con clientes y sobre todo, que no hay que tenerle miedo a que te digan NO. Recuerda aquello de que el no ya lo tienes de entrada, el si puede ser una posibilidad. No trato de pintar de rosa un trabajo que es duro profesional y personalmente, sino que lo que trato de decir es que no hay que desanimarse cuando de una base de datos de 200 personas el 95% dice no. En la labor comercial un NO ahora puede ser un SI más adelante.

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Ni que decir tiene que hay que aprender de los que más saben. Así que, al igual que hice yo, recomiendo a todos aquellos que estén iniciándose en la labor comercial, sea para el sector que sea, que lean por internet los blogs de otros profesionales del sector. La perspectiva de aquellos que llevan muchos años en la labor comercial es muy interesante, te enseña muchos trucos y te hacen ver las cosas de forma diferente. Además aprenderás que no es lo mismo la venta por teléfono que la venta cara a cara con el cliente. Todo tiene una estrategia diferente.

Por ello y a modo de resumen dos cosas. Una que ya he dicho y creo que es la más importante: pierde el miedo a que te digan que NO. Una negativa se puede convertir en un SI bien gestionado más adelante cambiado la estrategia. Y dos, no vendas. El objetivo de ser comercial es satisfacer a un cliente, no venderle. Si lo engañas le venderás una vez, no dos. Por ello conoce al cliente, empatiza con él y satisface sus necesidades. La venta vendrá después sola.

 

 

Los eventos y su estrategia de comunicación

Si algo tenemos claro los profesionales de la comunicación es que la comunicación, al nivel que sea, siempre ha de ser una cuestión estratégica. Porque con esta práctica conseguimos una imagen estable y positiva que proyectar sobre los diferentes públicos y éstos a su vez nos identifican rápidamente cuando entran en contacto con cualquier mensaje que emitimos.

A principios de febrero de 2016 estuve en Feria Valencia colaborando con una empresa en su área de exposición, en el espacio dedicado a la maquinaria para la madera: Maderalia. Dentro de esta feria comercial se podían ver muchos tipos de stands similares que, bajo mi humilde y profesional punto de vista, de poco servían ya que eran todos iguales. Ninguno de todos ellos trato de diferenciarse de los demás. Todo profesional de la comunicación tiene claro que ante un mercado con competencia, nuestro única forma de diferenciarnos es la forma en la que comunicamos. Si la nuestra es igual a la de todos los demás estamos desaprovechando una gran oportunidad.

De todo lo que vi allí hubo uno en especial que me llamo la atención. Es una empresa dedicada a las herramientas para la madera y que tenia el stand que podéis ver bajo estas palabras.

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Muchas empresas llevan a cabo una arquitectura efímera para las ferias comerciales, pero esta empresa me sorprendió gratamente porque llevaba un camión con el que viajan a todas las exposiciones que asisten. La empresa solo alquila el espacio y allí pone el camión donde lleva todo lo necesario para exponer sus productos. Cuando acaba una feria se preparan para la siguiente. Si la memoria no me falla iban a visitar alrededor de ocho ciudades repartidas por toda Europa. De hecho, y como podéis ver en la fotografía anterior, las frases en el camión están en italiano. Las habían cambiado para irse a la próxima parada de su Roadshow 2016.

Aunque el concepto es similar al de los demás y simplemente se dedicaron a mostrar los productos, lo que me pareció positivo fue el hecho de que han sido estratégicos y planificado toda una ruta, y que se hayan preocupado en economizar sus recursos con el fin de poder minimizar el impacto económico y maximizar el impacto comunicativo. Bajo mi punto de vista es un paso más en el camino de la estrategia de comunicación que debería de ser la piedra angular sobre la que se asienten todas las empresas.

Personal para eventos: una clave fundamental.

Hoy me gustaría hablar sobre el personal para eventos. He pasado seis meses en los que parte de mi trabajo ha sido la selección y gestión de los mismos, y hay que decir que son una pieza clave del puzle y debemos de saber cómo gestionarlo con el fin de que nos ayude en nuestros objetivos y no se vuelva en nuestra contra.

Camareros, cocineros, carga y descarga, montadores, técnicos de sonido y/o luz… las personas que van a intervenir en nuestro evento pueden ser de muy diversa índole en función del tipo de acto que estemos organizando. Este personal tiene fundamentalmente tres orígenes:

  • Empresa especializada en personal para eventos.
  • Segundas empresas a las que hemos contratado.
  • Contratados por nosotros mismos.

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Lo normal es que parte del personal con el que contemos sea de forma eventual, es decir, que se les contrate para el tiempo que dura el evento y que por lo tanto no los conozcamos de nada. Esto supone un gran riesgo que debemos de correr y con el fin de poder evaluarlo he diseñado una serie de factores que podemos tener en cuenta:

  • El factor psicológico. Hablamos de cómo es cada uno y lo responsable que pueda ser respecto con su trabajo. Yo he tenido chicos de carga y descarga o azafatas que el mismo día no se presentan a trabajar. Se lo han pensado mejor y no les apetece ir o cualquier otra excusa que nos podamos imaginar. Incluso he tenido una camarera que 5 minutos antes de empezar a trabajar te manda un mensaje para decirte que no va a ir por cuestiones personales. Sea como fuera este factor no podemos predecirlo y hemos de “vivir peligrosamente” a la fuerza. Nuestro evento ha de salir y por lo tanto hemos de tener la suficiente pericia como para tenerlo previsto y actuar rápido buscando un sustituto. No olvides elaborar siempre un listado de personal suplente por si fuera necesario.

 

  • Factor personal. En este aspecto no podemos influir. Hablamos de las circunstancias personales que envuelven a cada uno. Alguien puede ponerse enfermo, surgir un problema familiar o cualquier otra cosa. Del mismo modo que antes hemos de tener esto previsto y reaccionar rápido. A nuestro cliente estas cosas no le importan lo más mínimo. Ser prevenido es la clave en este aspecto.

 

  • Su función dentro del evento. Este aspecto tiene su “miga”. Hay puestos dentro del evento que son difícilmente sustituibles. Hace poco gestioné un evento en el que contaba con 60 personas del sector de la hostelería. Dentro del equipo había un cortador de jamón y éste al final nos falló. Sude tinta para encontrar uno que supiera cortar jamón profesionalmente y que además hablara inglés. Cuanto más “raro” sea su función mayor número de suplentes tendremos que buscar con el fin de no quedarnos colgados.

 

  • Su remuneración. He llegado a la conclusión que este factor también es muy importante. Más de lo que parece. Hay una relación directamente proporcional entre lo que cobra una persona y el nivel de deserciones. La relación 5€ hora y camarero profesional, que sepa inglés y que tenga conocimientos de protocolo en salones y mesa no es muy estrecha, por lo tanto si no tienes la capacidad de poder pagar un precio justo y de mercado a tu personal espérate un infierno. Si dura un par de días, será el infierno pero sobrevivirás, si el evento dura 20 días probablemente el último día necesitarás unas vacaciones y sabrás el significado de qué es quemarse en el trabajo.

 

Evidentemente esto es como casi todo, se aprende con la experiencia. Solo espero que este artículo te haya ayudado a arrojar un poco de luz sobre como gestionar el personal en tu evento con el fin de que todo salga bien. Por eso necesitaremos mucha mano derecha, pero también izquierda, algo de psicología y un listado de suplentes por si acaso. No olvidemos que nuestro objetivo como profesionales de los eventos es minimizar al máximo el factor incertidumbre.

El ritmo en los eventos

Siempre he pensado que la vida si tiene ritmo es mejor. Y si aplicamos el mismo principio al mundo de los eventos, éstos sin duda mejorarán notablemente.

Pero para poder avanzar en este concepto lo primero que me gustaría hacer es definir qué entendemos por ritmo en los eventos. Hablamos de la sucesión de actos del cronograma que lo hacen avanzar, que consiguen mantener la atención de los asistentes y que lo llevan hacia un final programado en tiempo y espacio. En difinitiva hablamos de conseguir que los eventos fluyan. Que el asistente se sienta “amablemente empujado” de principio a fin de modo que las cosas avancen y no exista una sensación de aburrimiento o desconcierto.

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Para poder ejemplificar este concepto me gustaría hablar de dos eventos a los que he asistido y en los que ésta ha sido una pieza clave:

En primer ejemplo es de la boda de unos amigos. Ellos diseñaron meticulosamente los tiempo en el evento y consiguieron captar la atención de todos los asistentes creando una perfecta sensación de fluidez. La boda empezo a las 17h y la ceremonia se alargo una hora. A las 18h empezó un cóctel para los invitados que duro dos horas. Charlas entre los invitados y la regularidad en la salida de comida hicieron esas dos horas amenas y entretenidas. A las 20h llegaron los novios de hacerse las fotos y fueron saludando a todos los invitados. A las 21h sesión de fotos por grupos. Los fotografiados pasaban al salón donde se iba a servir la cena principal. A las 22h dió inicio la cena y entre plato y plato habían sorpresas preparadas con la participación de los invitados. Este punto me pareció muy interesante, puesto que el momento de sacar los platos se hace algo aburrido y largo ya que no “ocurre nada”. Después de los cafés empezó el baile y siguieron pasando cosas que hicieron la velada fluida hasta altas horas de la madrugada.

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El segundo ejemplo es de un evento en el que participé hace poco en la producción. Era el Fórum 2015 de una empresa y ésta había diseñado un cronograma con charlas y sesiones. Estaba planificado que empezara todo a las 9h, pero por una cuestión ajena a la organización como es la llegada de los invitados, hubo que retrasar el inicio de la sesión principal. Para que este aspecto no afectara al ritmo y tiempo del evento, desde producción se decidió hacer algunos cambios sobre el cronograma de la mañana. El resultado fue un ajuste perfecto a los tiempos establecidos de antemano y un ritmo y fluideza perfecta del propio evento.

Por lo tanto y en cuanto al ritmo, la “moraleja del cuento” sería muy clara: el ritmo es clave y ha de estar estratégicamente diseñado en cualquier evento. Y como organizadores hemos de hacer los ajustes necesarios, ya sea antes o durante el evento, para que éste de a sus asistentes una sensación de fluideza. No hay nada peor para los asistentes que tener la sensación de que las cosas no avanzan, que se aburren o que no saben cuando pasará lo siguiente.

Pequeños detalles, grandes eventos

Un evento es una gran combinación de elementos, que bien gestionados permiten que sea una herramienta de comunicación de gran eficacia al servicios de las organizaciones. Estrategia, diseño, planificación…

Pero si nos esforzamos en todos esos elementos y dejamos los detalles al azar podemos fracasar estrepitosamente. Imaginemos por un momento que estamos organizando una cena y tanto en el espacio de entrada como en los interiores tenemos un suelo que no permite caminar a las señoras con tacón cómodamente. En este caso hemos puesto mucho esfuerzo en el evento pero hemos descuidado los pequeños detalles. Por lo tanto, aunque todo lo demás haya salido perfecto no será esta la impresión que se llevarán nuestros invitados.

Estos aspectos son muy importantes y hay que tenerlos en cuenta porque a veces, cuando estamos inmersos en la coordinación de proveedores, recepción y envío de invitaciones… se nos pueden pasar.

En este artículo me gustaría mostraros detalles de un evento. Son de un evento  que se ha celebrado este mes de septiembre en Barcelona. Es una empresa alemana que celebraba una reunión de trabajo en nuestro país y donde han puesto el acento en la decoración y presentación de todo lo que respecta a la restauración en el evento.

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¿Por qué ponerle al personal de sala un simple traje blanco y negro, como el que tenemos en la mayoría de los restaurantes, si podemos darles un toque más desenfadado y moderno como este? Evidentemente esto es solo una pieza, además hemos de buscar personal amable, atento y que sepa hacer su trabajo con profesionalidad. Pero sin duda la combinación de todos estos factores hará un detalle importante y diferencial en nuestro evento.

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La decoración de las mesas es un punto importante. No solo por el valor estético, sino por factor estratégico. Debe de ser algo sencillo, bonito y que además no moleste a los comensales durante la cena. Si es una cena de trabajo, tengo sentado enfrente a un directivo con el que quiero tratar ciertos temas, pero tengo un florero enorme delante que me dificulta la visión y la conversación, entonces todos estos elementos no sirven para nada.

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Dicen que los eventos son caros pero nada más alejado de la realidad. Estas decoraciones son una prueba de que podemos decorar una mesa con un presupuesto bajo y cumplir el objetivo marcado.

Por supuesto otro elemento clave en cualquier evento es la comida. Y aquí hemos de valorar dos elementos: por un lado el contenido del menú y por el otro la presentación de la misma.

En el caso del contenido del menú yo soy de los que trata de no arriesgar demasiado. Hay que ser innovador, pero hemos de ser conscientes de qué público asiste a nuestro evento y tener claro que los sabores “diferentes” han de estar en su justa medida puesto que no le gustan a todo el mundo.

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Por otro lado tenemos la presentación de la comida a servir. Sin tratar de hacer muchas florituras podemos buscar formas muy atractivas y a la vez económicas para presentarla. Esto ya es una cuestión de estilo personal y de la creatividad del chef, pero tenemos que tener claro que puede ser un elemento que haga a nuestro evento diferente y a la vez memorable por este pequeño detalle. Sobre todo ojo con esas presentaciones donde tenemos un plato enorme y muy bonito, pero una cantidad escasísima de comida en el plato.

Por lo tanto, y para terminar, la “moraleja del cuento” sería que, debemos de cuidar todos los detalles de un evento puesto que de ellos depende el éxito o el fracaso del mismo. Un evento con una gran estrategia y planificación detrás que no sepa cuidar los detalles puede ser un verdadero fracaso a los ojos de nuestros asistentes.

Eventos que degeneran: Orgullo Gay Madrid

Llevo viviendo en Madrid desde hace un año y este fin de semana decidí ir al Orgullo Gay de la capital. Al ir como asistente no pude evitar ir sufrir el síndrome de la “deformación profesional” me lleva a ver con ojo crítico los eventos a los que asisto. Siempre se puede aprender algo en un sentido o en otro.

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Me vais a permitir ser muy crítico pero bajo mi punto de vista lo que ha sido durante muchos años un espacio de reivindicación de derechos de un colectivo, se ha convertido en un macro botellón por las calles de Madrid que no solo la convierten en un estercolero, y dan una pésima imagen al resto del mundo de la ciudad, sino que dejan claramente ver que el equipo que lo gestiona no son profesionales de los eventos.

Uno de los momentos claves es el desfile. Éste tenía que empezar a las 18.30 h, y a las 21.30 h. cuando yo me fui cansando de estar de pie, acababa de llegar a la mitad del recorrido en Cibeles. Y no solo eso, nadie había marcado el espacio por el que pasaba de forma y que la gente estaba por el medio de la calle. Nadie iba diciendo a la gente que se apartara con el fin de poder permitir el paso a autobuses u otros vehículos. Un peligro que no nos podemos permitir ya que la seguridad debe de ser algo primordial en los eventos para que nadie resulte dañado. Y no solo eso, ¿se debería de controlar tal masiva afluencia de gente? Si pasa algo, cualquier tipo de desgracia, toda esa gente está vendida. ¿Necesitamos que haya una catástrofe como la del Madrid Arena para darnos cuenta de que las cosas no se están haciendo bien? Se necesita una gran dosis de planificación de forma urgente.

Después de cenar salí por la calle a dar una vuelta. Sobre la media noche Madrid se había convertido en un gran estercolero donde la gente bebía en la calle y dejaba todo el suelo lleno de botellas, vasos, bolsas… Y no es que no haya papeleras, que si las había y estaban llenas a rebosar, sino que el ayuntamiento de Madrid no había previsto el instalar contenedores adicionales y que patrullas que fueran vaciándolos y limpiando para que la calle no acabe como acabó.

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Madrid 05/07/2015 Las calles con resto de basura al dia siguiente de la marcha del orgullo gey En la imagen restos de basura en el barrio de Chueca ARCHDC Foto de Maya Balanya

Y diré más, no había váteres públicos portátiles, la gente estaba orinando en medio de la calle. ¿Organizamos un evento en el que hay, solo en el desfile, más de un millón de personas, y no podemos WCs portátiles? No justifico que la gente orine en la calle pero no lo harían tanto si les diéramos los medios para ello. Me reitero: planificación.

Bajo mi humilde punto de vista Madrid debería de plantearse, una fiesta tan conocida y famosa a nivel europeo como el Orgullo madrileño, de una manera diferente. Los eventos no se pueden ver más que desde un punto de vista estratégico, y más cuando hablamos de eventos ciudad: citymarketing. Si seguimos así vamos a convertir una fiesta de reivindicación de derechos de un colectivo, donde solía haber actividades culturales y de otra índole más acorde a la esencia del evento, en un simple macro botellón sin sentido y que transmitirán la peor de las imágenes al mundo.

Madrid no puede permitirse el lujo de dejar de planificar de forma estratégica como quiere que sea una jornada de esta magnitud y calado para su futuro más inmediato. No debemos olvidar que el WorldPride Madrid 2017 será un evento mundial y no podemos dejar pasar una ocasión como esta para poder proyectar la ciudad de Madrid al mundo. ¿Estercolero y macro botellón o evento organizado por profesionales de forma estratégica y al servicio de la ciudad?