El factor estratégico del tiempo

Hace unas semanas estuve en Castellón y decidí asistir a una feria muy dulce que lleva haciéndose los últimos años en la ciudad: ChocoCas. Es un evento que, como podréis imaginaros, está relacionado con el chocolate. La ciudad está apostando por una feria comercial donde los maestros de este adorado dulce hacen las delicias del público cada año a principios del mes de noviembre.

La organización de eventos no es una ciencia exacta, por lo que año tras año hemos de analizar que hemos hecho y corregir errores. Pero hay otro factor importante cuando es un evento con ediciones frecuentes: analizar la coyuntura en la que se realizará la siguiente edición. Y es aquí donde ellos han cometido un error bajo mi punto de vista.

Técnicamente la feria ha tenido una organización buena. Un espacio circular alrededor del cual están situados los stands. En la zona central hay algunos stands más grandes y junto a ellos dos zonas diferenciadas: por un lado un amplio espacio infantil, y por el otro lado una zona que hace las veces de escenario y donde se hacían exhibiciones culinarias y concursos

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¿Dónde está el error? Pues en la elección de las fechas. Para esta feria la tradición es hacerla las primeras semanas de noviembre, y así ha sido este año, pero sin tener en cuenta que había en un pueblecito cercano otro evento con mucho más tirón. Resultado: un evento muy interesante que ha tenido una bajísima participación. De hecho estaba previsto cobrar un euro de entrada y finalmente no se hizo.

Evidentemente la situación en la que ha tenido lugar la presente edición 2016 tendrá repercusión en la siguiente, ya que debido a la baja asistencia de público los vendedores no habrán hecho la caja esperada y por lo tanto el siguiente año no estarán dispuestos a pagar el mismo precio por los stands.

Por lo tanto cuando vayamos a organizar un evento es muy importante utilizar el factor tiempo como un elemento estratégico. Cojamos el calendario de eventos de la zona y a partir de ahí pongamos nuestra fecha. En ciudades más pequeñas será más fácil, pero no podemos descuidar este gran detalle. Si es necesario moverlo a otra fecha hagámoslo. El elemento “tradición” no puede guiar nuestro evento, ha de ser el factor estratégico.

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Los eventos y su estrategia de comunicación

Si algo tenemos claro los profesionales de la comunicación es que la comunicación, al nivel que sea, siempre ha de ser una cuestión estratégica. Porque con esta práctica conseguimos una imagen estable y positiva que proyectar sobre los diferentes públicos y éstos a su vez nos identifican rápidamente cuando entran en contacto con cualquier mensaje que emitimos.

A principios de febrero de 2016 estuve en Feria Valencia colaborando con una empresa en su área de exposición, en el espacio dedicado a la maquinaria para la madera: Maderalia. Dentro de esta feria comercial se podían ver muchos tipos de stands similares que, bajo mi humilde y profesional punto de vista, de poco servían ya que eran todos iguales. Ninguno de todos ellos trato de diferenciarse de los demás. Todo profesional de la comunicación tiene claro que ante un mercado con competencia, nuestro única forma de diferenciarnos es la forma en la que comunicamos. Si la nuestra es igual a la de todos los demás estamos desaprovechando una gran oportunidad.

De todo lo que vi allí hubo uno en especial que me llamo la atención. Es una empresa dedicada a las herramientas para la madera y que tenia el stand que podéis ver bajo estas palabras.

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Muchas empresas llevan a cabo una arquitectura efímera para las ferias comerciales, pero esta empresa me sorprendió gratamente porque llevaba un camión con el que viajan a todas las exposiciones que asisten. La empresa solo alquila el espacio y allí pone el camión donde lleva todo lo necesario para exponer sus productos. Cuando acaba una feria se preparan para la siguiente. Si la memoria no me falla iban a visitar alrededor de ocho ciudades repartidas por toda Europa. De hecho, y como podéis ver en la fotografía anterior, las frases en el camión están en italiano. Las habían cambiado para irse a la próxima parada de su Roadshow 2016.

Aunque el concepto es similar al de los demás y simplemente se dedicaron a mostrar los productos, lo que me pareció positivo fue el hecho de que han sido estratégicos y planificado toda una ruta, y que se hayan preocupado en economizar sus recursos con el fin de poder minimizar el impacto económico y maximizar el impacto comunicativo. Bajo mi punto de vista es un paso más en el camino de la estrategia de comunicación que debería de ser la piedra angular sobre la que se asienten todas las empresas.

¿Dónde van los sabores de helado cuando mueren?

La vida está llena de preguntas sin respuesta, pero la de dónde van los sabores de los helados cuando mueren ya no será una de ellas. Y es que la respuesta a esta pregunta se encuentra en la comunicación de los fracasos de una conocida marca de helados americana.

Lo normal es que todas las organizaciones saquen pecho por todos aquellos aciertos que tienen y que esto los haga conocidos y a los profesionales que hay detrás más cotizados. Pero lo que no me podía esperar es que hubiera una empresa que sacara pecho de sus propios errores. Este es el caso de los helados Ben & Jerry’s que han creado un cementerio de sabores. Para que sus sabores vayan a un sitio mejor cuando pierdan apoyos entre los consumidores y mueran.

No es ningún secreto que las empresas del sector de la alimentación todos los años suelen experimentar con nuevos sabores y en ocasiones triunfan y en otras ocasiones no. Recordemos, por ejemplo, el fracaso que tuvo Coca-Cola hace años con la Cherry Coke en España.

Para este peculiar cementerio Ben & Jerry’s ha comprado una parcela de tierra donde “entierra” sus sabores que ya no se encuentran entre nosotros. En dicha parcela ponen una lápida con el nombre del sabor, su fotografía y a continuación una leyenda que indica su larga o corta trayectoria de “vida” entre nosotros. Os dejo unas imágenes del peculiar cementerio y de sus lápidas.

 

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Personal y profesionalmente me parece una forma de comunicación fantástica e innovadora. Lo habitual es que las empresas suelan esconder sus fracasos, o por lo menos que se noten lo menos posible. Con esta iniciativa Ben & Jerry’s han optado por un modelo en el que se le da la vuelta a la negatividad de un fracaso en sus productos convirtiéndolo en un elemento positivo y siempre en línea con la estrategia de comunicación de la empresa.

A continuación os dejo, primero el vídeo de la compañía que presenta el cementerio y donde podréis ver el funeral de uno de sus sabores, y después el enlace a la web de Ben & Jerry’s donde explican el cementerio y donde podréis ver con más detalle todo:

Ben & Jerry’s – Cementerio de sabores

Transparencia en la Onda

Si he de ser sincero no soy muy aficionado a escuchar la radio. Pero hace unos meses empecé a viajar bastante en coche a mitad de tarde y me enganché a un programa de radio de Onda Cero: Julia en la Onda.

Es un programa de radio que se emite por las tardes, de 16 a 19 horas, y conducido por la conocida locutora y periodista Julia Otero. Es un espacio radiofónico donde hacen un repaso a la actualidad del día. No es exclusivo de política, sino que trata otros temas importantes a la orden de día de nuestro país. Tiene un toque desenfadado y diferente a la vez que un amplio abanico de colaboradores.

El pasado 23 de diciembre se hizo en ese programa algo que nunca había visto oído hacer hasta el momento: buscar la crítica en la audiencia. Un ejercicio de transparencia que se hizo el programa donde abrieron durante 30 minutos los teléfonos a sus oyentes con el fin de conocer aquello que les gustaba y lo que no con el fin de mejorar. Se pedía a los intervinientes que hicieran sugerencias incluso. No solo se oía en directo a los escuchantes, sino que se iban leyendo correos electrónicos que la gente iba mandando al programa.

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Sinceramente creo que es un ejercicio de transparencia y de bidireccionalidad muy sano y que hay que elogiar. No muchos, por no decir ninguno, de los programas de TV o radio están dispuestos a escuchar lo que sus “clientes” tienen que decirles. Imagino que piensan aquello de: si somos de los mas oídos del país será por algo. Si en otros artículos de este blog, hablaba sobre la gran importancia que tiene por parte de las empresas de conocer a sus consumidores y de que nos digan que piensan de nosotros, en los medios de comunicación considero que es tan importante o más.

Julia en la Onda es uno de los programas más oídos en las tardes de la radio según el EGM (http://www.aimc.es/) y evidentemente si quieres mejorar necesitas conocer qué piensan tus oyentes. Pero a la vez que ser un gran ejercicio de transparencia me parece algo arriesgado. Escuchar que piensan de ti tus oyentes en directo te expone a cualquier cosa en directo y puede salirte mal. De todos modos con el nivel de audiencia que tiene y con la larga trayectoria y experiencia de su presentadora no me cabe la menor duda de que estaban más que preparados para lo que fuera. Está claro que el que no arriesga no gana y de eso eran conscientes en el programa.

Ya para terminar me gustaría hacer un llamamiento a otros programas de radio, TV, empresas… a todo tipo de organizaciones a que invirtieran tiempo y medios en conocer qué piensan de ellos sus consumidores con el fin de poder mejorar. No podemos hacer las cosas mejor sin conocer a aquellos que sustentan nuestras ventas, audiencia…

Personal para eventos: una clave fundamental.

Hoy me gustaría hablar sobre el personal para eventos. He pasado seis meses en los que parte de mi trabajo ha sido la selección y gestión de los mismos, y hay que decir que son una pieza clave del puzle y debemos de saber cómo gestionarlo con el fin de que nos ayude en nuestros objetivos y no se vuelva en nuestra contra.

Camareros, cocineros, carga y descarga, montadores, técnicos de sonido y/o luz… las personas que van a intervenir en nuestro evento pueden ser de muy diversa índole en función del tipo de acto que estemos organizando. Este personal tiene fundamentalmente tres orígenes:

  • Empresa especializada en personal para eventos.
  • Segundas empresas a las que hemos contratado.
  • Contratados por nosotros mismos.

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Lo normal es que parte del personal con el que contemos sea de forma eventual, es decir, que se les contrate para el tiempo que dura el evento y que por lo tanto no los conozcamos de nada. Esto supone un gran riesgo que debemos de correr y con el fin de poder evaluarlo he diseñado una serie de factores que podemos tener en cuenta:

  • El factor psicológico. Hablamos de cómo es cada uno y lo responsable que pueda ser respecto con su trabajo. Yo he tenido chicos de carga y descarga o azafatas que el mismo día no se presentan a trabajar. Se lo han pensado mejor y no les apetece ir o cualquier otra excusa que nos podamos imaginar. Incluso he tenido una camarera que 5 minutos antes de empezar a trabajar te manda un mensaje para decirte que no va a ir por cuestiones personales. Sea como fuera este factor no podemos predecirlo y hemos de “vivir peligrosamente” a la fuerza. Nuestro evento ha de salir y por lo tanto hemos de tener la suficiente pericia como para tenerlo previsto y actuar rápido buscando un sustituto. No olvides elaborar siempre un listado de personal suplente por si fuera necesario.

 

  • Factor personal. En este aspecto no podemos influir. Hablamos de las circunstancias personales que envuelven a cada uno. Alguien puede ponerse enfermo, surgir un problema familiar o cualquier otra cosa. Del mismo modo que antes hemos de tener esto previsto y reaccionar rápido. A nuestro cliente estas cosas no le importan lo más mínimo. Ser prevenido es la clave en este aspecto.

 

  • Su función dentro del evento. Este aspecto tiene su “miga”. Hay puestos dentro del evento que son difícilmente sustituibles. Hace poco gestioné un evento en el que contaba con 60 personas del sector de la hostelería. Dentro del equipo había un cortador de jamón y éste al final nos falló. Sude tinta para encontrar uno que supiera cortar jamón profesionalmente y que además hablara inglés. Cuanto más “raro” sea su función mayor número de suplentes tendremos que buscar con el fin de no quedarnos colgados.

 

  • Su remuneración. He llegado a la conclusión que este factor también es muy importante. Más de lo que parece. Hay una relación directamente proporcional entre lo que cobra una persona y el nivel de deserciones. La relación 5€ hora y camarero profesional, que sepa inglés y que tenga conocimientos de protocolo en salones y mesa no es muy estrecha, por lo tanto si no tienes la capacidad de poder pagar un precio justo y de mercado a tu personal espérate un infierno. Si dura un par de días, será el infierno pero sobrevivirás, si el evento dura 20 días probablemente el último día necesitarás unas vacaciones y sabrás el significado de qué es quemarse en el trabajo.

 

Evidentemente esto es como casi todo, se aprende con la experiencia. Solo espero que este artículo te haya ayudado a arrojar un poco de luz sobre como gestionar el personal en tu evento con el fin de que todo salga bien. Por eso necesitaremos mucha mano derecha, pero también izquierda, algo de psicología y un listado de suplentes por si acaso. No olvidemos que nuestro objetivo como profesionales de los eventos es minimizar al máximo el factor incertidumbre.

El ritmo en los eventos

Siempre he pensado que la vida si tiene ritmo es mejor. Y si aplicamos el mismo principio al mundo de los eventos, éstos sin duda mejorarán notablemente.

Pero para poder avanzar en este concepto lo primero que me gustaría hacer es definir qué entendemos por ritmo en los eventos. Hablamos de la sucesión de actos del cronograma que lo hacen avanzar, que consiguen mantener la atención de los asistentes y que lo llevan hacia un final programado en tiempo y espacio. En difinitiva hablamos de conseguir que los eventos fluyan. Que el asistente se sienta “amablemente empujado” de principio a fin de modo que las cosas avancen y no exista una sensación de aburrimiento o desconcierto.

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Para poder ejemplificar este concepto me gustaría hablar de dos eventos a los que he asistido y en los que ésta ha sido una pieza clave:

En primer ejemplo es de la boda de unos amigos. Ellos diseñaron meticulosamente los tiempo en el evento y consiguieron captar la atención de todos los asistentes creando una perfecta sensación de fluidez. La boda empezo a las 17h y la ceremonia se alargo una hora. A las 18h empezó un cóctel para los invitados que duro dos horas. Charlas entre los invitados y la regularidad en la salida de comida hicieron esas dos horas amenas y entretenidas. A las 20h llegaron los novios de hacerse las fotos y fueron saludando a todos los invitados. A las 21h sesión de fotos por grupos. Los fotografiados pasaban al salón donde se iba a servir la cena principal. A las 22h dió inicio la cena y entre plato y plato habían sorpresas preparadas con la participación de los invitados. Este punto me pareció muy interesante, puesto que el momento de sacar los platos se hace algo aburrido y largo ya que no “ocurre nada”. Después de los cafés empezó el baile y siguieron pasando cosas que hicieron la velada fluida hasta altas horas de la madrugada.

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El segundo ejemplo es de un evento en el que participé hace poco en la producción. Era el Fórum 2015 de una empresa y ésta había diseñado un cronograma con charlas y sesiones. Estaba planificado que empezara todo a las 9h, pero por una cuestión ajena a la organización como es la llegada de los invitados, hubo que retrasar el inicio de la sesión principal. Para que este aspecto no afectara al ritmo y tiempo del evento, desde producción se decidió hacer algunos cambios sobre el cronograma de la mañana. El resultado fue un ajuste perfecto a los tiempos establecidos de antemano y un ritmo y fluideza perfecta del propio evento.

Por lo tanto y en cuanto al ritmo, la “moraleja del cuento” sería muy clara: el ritmo es clave y ha de estar estratégicamente diseñado en cualquier evento. Y como organizadores hemos de hacer los ajustes necesarios, ya sea antes o durante el evento, para que éste de a sus asistentes una sensación de fluideza. No hay nada peor para los asistentes que tener la sensación de que las cosas no avanzan, que se aburren o que no saben cuando pasará lo siguiente.

Pequeños detalles, grandes eventos

Un evento es una gran combinación de elementos, que bien gestionados permiten que sea una herramienta de comunicación de gran eficacia al servicios de las organizaciones. Estrategia, diseño, planificación…

Pero si nos esforzamos en todos esos elementos y dejamos los detalles al azar podemos fracasar estrepitosamente. Imaginemos por un momento que estamos organizando una cena y tanto en el espacio de entrada como en los interiores tenemos un suelo que no permite caminar a las señoras con tacón cómodamente. En este caso hemos puesto mucho esfuerzo en el evento pero hemos descuidado los pequeños detalles. Por lo tanto, aunque todo lo demás haya salido perfecto no será esta la impresión que se llevarán nuestros invitados.

Estos aspectos son muy importantes y hay que tenerlos en cuenta porque a veces, cuando estamos inmersos en la coordinación de proveedores, recepción y envío de invitaciones… se nos pueden pasar.

En este artículo me gustaría mostraros detalles de un evento. Son de un evento  que se ha celebrado este mes de septiembre en Barcelona. Es una empresa alemana que celebraba una reunión de trabajo en nuestro país y donde han puesto el acento en la decoración y presentación de todo lo que respecta a la restauración en el evento.

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¿Por qué ponerle al personal de sala un simple traje blanco y negro, como el que tenemos en la mayoría de los restaurantes, si podemos darles un toque más desenfadado y moderno como este? Evidentemente esto es solo una pieza, además hemos de buscar personal amable, atento y que sepa hacer su trabajo con profesionalidad. Pero sin duda la combinación de todos estos factores hará un detalle importante y diferencial en nuestro evento.

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La decoración de las mesas es un punto importante. No solo por el valor estético, sino por factor estratégico. Debe de ser algo sencillo, bonito y que además no moleste a los comensales durante la cena. Si es una cena de trabajo, tengo sentado enfrente a un directivo con el que quiero tratar ciertos temas, pero tengo un florero enorme delante que me dificulta la visión y la conversación, entonces todos estos elementos no sirven para nada.

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Dicen que los eventos son caros pero nada más alejado de la realidad. Estas decoraciones son una prueba de que podemos decorar una mesa con un presupuesto bajo y cumplir el objetivo marcado.

Por supuesto otro elemento clave en cualquier evento es la comida. Y aquí hemos de valorar dos elementos: por un lado el contenido del menú y por el otro la presentación de la misma.

En el caso del contenido del menú yo soy de los que trata de no arriesgar demasiado. Hay que ser innovador, pero hemos de ser conscientes de qué público asiste a nuestro evento y tener claro que los sabores “diferentes” han de estar en su justa medida puesto que no le gustan a todo el mundo.

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Por otro lado tenemos la presentación de la comida a servir. Sin tratar de hacer muchas florituras podemos buscar formas muy atractivas y a la vez económicas para presentarla. Esto ya es una cuestión de estilo personal y de la creatividad del chef, pero tenemos que tener claro que puede ser un elemento que haga a nuestro evento diferente y a la vez memorable por este pequeño detalle. Sobre todo ojo con esas presentaciones donde tenemos un plato enorme y muy bonito, pero una cantidad escasísima de comida en el plato.

Por lo tanto, y para terminar, la “moraleja del cuento” sería que, debemos de cuidar todos los detalles de un evento puesto que de ellos depende el éxito o el fracaso del mismo. Un evento con una gran estrategia y planificación detrás que no sepa cuidar los detalles puede ser un verdadero fracaso a los ojos de nuestros asistentes.