Personal para eventos: una clave fundamental.

Hoy me gustaría hablar sobre el personal para eventos. He pasado seis meses en los que parte de mi trabajo ha sido la selección y gestión de los mismos, y hay que decir que son una pieza clave del puzle y debemos de saber cómo gestionarlo con el fin de que nos ayude en nuestros objetivos y no se vuelva en nuestra contra.

Camareros, cocineros, carga y descarga, montadores, técnicos de sonido y/o luz… las personas que van a intervenir en nuestro evento pueden ser de muy diversa índole en función del tipo de acto que estemos organizando. Este personal tiene fundamentalmente tres orígenes:

  • Empresa especializada en personal para eventos.
  • Segundas empresas a las que hemos contratado.
  • Contratados por nosotros mismos.

recursos-humanos

Lo normal es que parte del personal con el que contemos sea de forma eventual, es decir, que se les contrate para el tiempo que dura el evento y que por lo tanto no los conozcamos de nada. Esto supone un gran riesgo que debemos de correr y con el fin de poder evaluarlo he diseñado una serie de factores que podemos tener en cuenta:

  • El factor psicológico. Hablamos de cómo es cada uno y lo responsable que pueda ser respecto con su trabajo. Yo he tenido chicos de carga y descarga o azafatas que el mismo día no se presentan a trabajar. Se lo han pensado mejor y no les apetece ir o cualquier otra excusa que nos podamos imaginar. Incluso he tenido una camarera que 5 minutos antes de empezar a trabajar te manda un mensaje para decirte que no va a ir por cuestiones personales. Sea como fuera este factor no podemos predecirlo y hemos de “vivir peligrosamente” a la fuerza. Nuestro evento ha de salir y por lo tanto hemos de tener la suficiente pericia como para tenerlo previsto y actuar rápido buscando un sustituto. No olvides elaborar siempre un listado de personal suplente por si fuera necesario.

 

  • Factor personal. En este aspecto no podemos influir. Hablamos de las circunstancias personales que envuelven a cada uno. Alguien puede ponerse enfermo, surgir un problema familiar o cualquier otra cosa. Del mismo modo que antes hemos de tener esto previsto y reaccionar rápido. A nuestro cliente estas cosas no le importan lo más mínimo. Ser prevenido es la clave en este aspecto.

 

  • Su función dentro del evento. Este aspecto tiene su “miga”. Hay puestos dentro del evento que son difícilmente sustituibles. Hace poco gestioné un evento en el que contaba con 60 personas del sector de la hostelería. Dentro del equipo había un cortador de jamón y éste al final nos falló. Sude tinta para encontrar uno que supiera cortar jamón profesionalmente y que además hablara inglés. Cuanto más “raro” sea su función mayor número de suplentes tendremos que buscar con el fin de no quedarnos colgados.

 

  • Su remuneración. He llegado a la conclusión que este factor también es muy importante. Más de lo que parece. Hay una relación directamente proporcional entre lo que cobra una persona y el nivel de deserciones. La relación 5€ hora y camarero profesional, que sepa inglés y que tenga conocimientos de protocolo en salones y mesa no es muy estrecha, por lo tanto si no tienes la capacidad de poder pagar un precio justo y de mercado a tu personal espérate un infierno. Si dura un par de días, será el infierno pero sobrevivirás, si el evento dura 20 días probablemente el último día necesitarás unas vacaciones y sabrás el significado de qué es quemarse en el trabajo.

 

Evidentemente esto es como casi todo, se aprende con la experiencia. Solo espero que este artículo te haya ayudado a arrojar un poco de luz sobre como gestionar el personal en tu evento con el fin de que todo salga bien. Por eso necesitaremos mucha mano derecha, pero también izquierda, algo de psicología y un listado de suplentes por si acaso. No olvidemos que nuestro objetivo como profesionales de los eventos es minimizar al máximo el factor incertidumbre.

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